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PDF überdauert Generationen

Wussten Sie, dass PDF (Portable Document Format) für einen Standard steht, der alle zwei bis vier Jahre weiterentwickelt wird, aber nie widerrufen werden darf? Mit anderen Worten: Auch Ihre Kindeskinder werden Ihre als PDF, vor allem als PDF/A, gespeicherten Dateien voraussichtlich noch lesen können. Angesichts der rasanten Innovation in der IT-Branche klingt das fast zu gut, um wahr zu sein!

Neues aus der PDF-Schmiede

Seit August 2017 ist PDF 2.0 (ISO 32000-2) als neuer Standard verfügbar. Dies ist der erste Standard, der nicht mehr von Adobe, sondern vollständig innerhalb der ISO überarbeitet wurde. Etwa 30 Experten aus der ganzen Welt haben fast zehn Jahre lang daran gearbeitet. Verschiedene wichtige Teile der früheren Formatdefinition wurden überarbeitet. Diese betreffen vor allem auf den PDF/A- und PDF/UA-Standard.

Langzeitarchivierung mit PDF/A

Der PDF/A- Standard stammt urprünglich aus dem Jahr 2005. Für PDF/A – das Format für die Langzeitarchivierung – gelten noch strengere Anforderungen als für das ursprüngliche PDF-Format.

Dadurch ist garantiert, dass heute erstellte Dokumente – z. B. Bau- und Konstruktionspläne mit Aufbewahrungsfristen von 50 bis 99 Jahren – auch in Zukunft noch geöffnet und verwendet werden können.

Kurz gesagt: Alle wesentlichen Informationen müssen im Dokument enthalten sein. Dies betrifft alle sichtbaren Texte, Schriftarten sowie Grafiken (Raster, Vektor) und vieles mehr. Externe Quellen, die zur Darstellung des PDF/A-Dokuments benötigt werden (z. B. Links zu Bildern), dürfen nicht eingebunden sein.

PDF/A untergliedert sich weiter in die Konformitätsstufen A, B und U. Level A beinhaltet zusätzlich folgende Merkmale, die für die Zugänglichkeit (Accessibility) von Inhalten notwendig sind. Dabei überschneiden sich PDF/A-Dateien auf dem Conformance-Level A mit dem PDF/UA-Standard für die barrierefreie Darstellung von Inhalten.

PDF/UA setzt sich durch

Word-Dokumente sind in der Regel für Screenreader lesbar. Diese Programme „lesen“ Bildschirmdarstellungen und setzen die Inhalte für Blinde bzw. Menschen mit einer Sehbehinderung in Sprachausgabe um. Jedoch ist „lesbar“ nicht automatisch gleichbedeutend mit „barrierefrei“. Denn eine Datei oder Website ist jedoch erst dann barrierefrei („zugänglich“), wenn sie z. B. durch das Hinzufügen von Tags Strukturinformationen erhält, durch welche die vorgelesenen Informationen einen Sinn ergeben. Das bedeutet: Vor dem Konvertieren in das Format PDF/UA muss die Quelldatei bereits eine entsprechende sinnstiftende Formatierung besitzen. Beispiele hierfür sind Überschriften, normale Absätze, Listen, Tabellen, Links sowie Alternativ-Texte (Beschreibungen von Bildern und Grafikelementen).

Barrierefreie Dokumente mit Word

Barrierefreie Dokumente lassen sich nicht nur mit Produkten der Adobe Document Cloud oder anderer PDF-Anbieter erzeugen. So bieten z. B. auch Microsoft Word 10 und Word 2016 PDF-Optionen: Hier können Sie zwischen PDF/A und Barrierefreiheit wählen oder auch beide Optionen gleichzeitig auswählen. In Word lässt sich auf der Registerkarte „Überprüfen“ auch gleich die Barrierefreiheitsprüfung für Office-Dokument ausführen, vgl. Screenshot oben.

Neue Anwendungsfelder

Das PDF-Format hat mittlerweile vielfältige Ausprägungen. Während das barrierefreie Format PDF/UA vielen Sehbehinderten neue Möglichkeiten eröffnet, kann PDF/E interaktive 3D-Modelle und weitere Konstruktionsdaten speichern. Die digitale Signatur macht PDF/A zusätzlich interessant für die Bereiche E-Justice und E-Government, aber ebenso für viele Anwendungen im Bereich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Vertrauliche Daten einfach schützen

PDF-Dateien lassen beim Erstellen ganz einfach mit einem Kennwort versehen. Wenn dieses Kennwort getrennt von der PDF-Datei übermittelt wird, ist dies ein wichtiger und einfacher Schritt in Richtung Datensicherheit.

Verschlüsseln und digital signieren

Eine digitale Signatur bestätigt nicht nur die Echtheit eines Dokuments, sondern ermöglicht auch das Authentifizieren der Identität des Unterzeichners. Zudem kann der Zeitpunkt der Unterzeichnung nachgewiesen werden. Dies gewährleistet Rechtssicherheit für die Langzeitarchivierung. Zur Auswahl stehen hierbei die Signatur mit einer Signaturkarte und einem Zertifikat oder die Fernsignatur von einem Anbieter wie Adobe. Ausführliche Infos zu letzterer Alternative bei Adobe.

eJustice setzt auf PDF/A

Der elektronische Rechtsverkehr (ERV) bezeichnet die Kommunikation mit der Justiz, die sich auf den Weg zur Digitalisierung gemacht hat. Zwar ist eJustice oder auch, je nach Bundesland, die E-Justiz noch nicht flächendeckend umgesetzt, doch das Dateiformat für die Kommunikation mit den Gerichten steht bereits fest: PDF/A. Das Dokument darf weder schreib-, kopier- noch druckgeschützt sein.

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