• TEXT_SITE Translations
  • ++ 49 7144 897 4040
  • Legal & Business, IT Law & IP

Schlagwort-Archiv Verschlüsselung

VonBB

Sprechen Sie PDF?

TEXT_SITE bloggt

PDF überdauert Generationen

Wussten Sie, dass PDF (Portable Document Format) für einen Standard steht, der alle zwei bis vier Jahre weiterentwickelt wird, aber nie widerrufen werden darf? Mit anderen Worten: Auch Ihre Kindeskinder werden Ihre als PDF, vor allem als PDF/A, gespeicherten Dateien voraussichtlich noch lesen können. Angesichts der rasanten Innovation in der IT-Branche klingt das fast zu gut, um wahr zu sein!

Neues aus der PDF-Schmiede

Seit August 2017 ist PDF 2.0 (ISO 32000-2) als neuer Standard verfügbar. Dies ist der erste Standard, der nicht mehr von Adobe, sondern vollständig innerhalb der ISO überarbeitet wurde. Etwa 30 Experten aus der ganzen Welt haben fast zehn Jahre lang daran gearbeitet. Verschiedene wichtige Teile der früheren Formatdefinition wurden überarbeitet. Diese betreffen vor allem auf den PDF/A- und PDF/UA-Standard.

Langzeitarchivierung mit PDF/A

Der PDF/A- Standard stammt urprünglich aus dem Jahr 2005. Für PDF/A – das Format für die Langzeitarchivierung – gelten noch strengere Anforderungen als für das ursprüngliche PDF-Format.

Dadurch ist garantiert, dass heute erstellte Dokumente – z. B. Bau- und Konstruktionspläne mit Aufbewahrungsfristen von 50 bis 99 Jahren – auch in Zukunft noch geöffnet und verwendet werden können.

Kurz gesagt: Alle wesentlichen Informationen müssen im Dokument enthalten sein. Dies betrifft alle sichtbaren Texte, Schriftarten sowie Grafiken (Raster, Vektor) und vieles mehr. Externe Quellen, die zur Darstellung des PDF/A-Dokuments benötigt werden (z. B. Links zu Bildern), dürfen nicht eingebunden sein.

PDF/A untergliedert sich weiter in die Konformitätsstufen A, B und U. Level A beinhaltet zusätzlich folgende Merkmale, die für die Zugänglichkeit (Accessibility) von Inhalten notwendig sind. Dabei überschneiden sich PDF/A-Dateien auf dem Conformance-Level A mit dem PDF/UA-Standard für die barrierefreie Darstellung von Inhalten.

PDF/UA setzt sich durch

Word-Dokumente sind in der Regel für Screenreader lesbar. Diese Programme „lesen“ Bildschirmdarstellungen und setzen die Inhalte für Blinde bzw. Menschen mit einer Sehbehinderung in Sprachausgabe um. Jedoch ist „lesbar“ nicht automatisch gleichbedeutend mit „barrierefrei“. Denn eine Datei oder Website ist jedoch erst dann barrierefrei („zugänglich“), wenn sie z. B. durch das Hinzufügen von Tags Strukturinformationen erhält, durch welche die vorgelesenen Informationen einen Sinn ergeben. Das bedeutet: Vor dem Konvertieren in das Format PDF/UA muss die Quelldatei bereits eine entsprechende sinnstiftende Formatierung besitzen. Beispiele hierfür sind Überschriften, normale Absätze, Listen, Tabellen, Links sowie Alternativ-Texte (Beschreibungen von Bildern und Grafikelementen).

Barrierefreie Dokumente mit Word

Barrierefreie Dokumente lassen sich nicht nur mit Produkten der Adobe Document Cloud oder anderer PDF-Anbieter erzeugen. So bieten z. B. auch Microsoft Word 10 und Word 2016 PDF-Optionen: Hier können Sie zwischen PDF/A und Barrierefreiheit wählen oder auch beide Optionen gleichzeitig auswählen. In Word lässt sich auf der Registerkarte „Überprüfen“ auch gleich die Barrierefreiheitsprüfung für Office-Dokument ausführen, vgl. Screenshot oben.

Neue Anwendungsfelder

Das PDF-Format hat mittlerweile vielfältige Ausprägungen. Während das barrierefreie Format PDF/UA vielen Sehbehinderten neue Möglichkeiten eröffnet, kann PDF/E interaktive 3D-Modelle und weitere Konstruktionsdaten speichern. Die digitale Signatur macht PDF/A zusätzlich interessant für die Bereiche E-Justice und E-Government, aber ebenso für viele Anwendungen im Bereich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Vertrauliche Daten einfach schützen

PDF-Dateien lassen beim Erstellen ganz einfach mit einem Kennwort versehen. Wenn dieses Kennwort getrennt von der PDF-Datei übermittelt wird, ist dies ein wichtiger und einfacher Schritt in Richtung Datensicherheit.

Verschlüsseln und digital signieren

Eine digitale Signatur bestätigt nicht nur die Echtheit eines Dokuments, sondern ermöglicht auch das Authentifizieren der Identität des Unterzeichners. Zudem kann der Zeitpunkt der Unterzeichnung nachgewiesen werden. Dies gewährleistet Rechtssicherheit für die Langzeitarchivierung. Zur Auswahl stehen hierbei die Signatur mit einer Signaturkarte und einem Zertifikat oder die Fernsignatur von einem Anbieter wie Adobe. Ausführliche Infos zu letzterer Alternative bei Adobe.

eJustice setzt auf PDF/A

Der elektronische Rechtsverkehr (ERV) bezeichnet die Kommunikation mit der Justiz, die sich auf den Weg zur Digitalisierung gemacht hat. Zwar ist eJustice oder auch, je nach Bundesland, die E-Justiz noch nicht flächendeckend umgesetzt, doch das Dateiformat für die Kommunikation mit den Gerichten steht bereits fest: PDF/A. Das Dokument darf weder schreib-, kopier- noch druckgeschützt sein.

Blog – Frei Haus

Wenn Sie regelmäßig über Neuigkeiten aus der Branche der Sprachmittler, Übersetzer und Dolmetscher informiert werden möchten, dann schreiben Sie einfach eine Mail an blog@text-site.de oder besuchen Sie die Seite zur Anmeldung für den Blog von Text_SITE Übersetzungen.

VonBB

De-Mail

Die virtuelle Postkarte                          

Würden Sie vertrauliche Daten per Postkarte verschicken? Unverschlüsselte E-Mails können abgefangen und mitgelesen werden. Daher bieten sie ebenso viel bzw. wenig Sicherheit wie eine Postkarte.

Ihre persönlichen Daten können Sie schützen, indem Sie vertrauliche Informationen nicht in die Mail selbst schreiben. Hängen Sie lieber Ihre Daten und Dokumente als PDF-Datei (mit Kennwortschutz) an eine E-Mail an. Eine PDF-Datei erzeugen Sie im Handumdrehen: Wählen Sie beim Speichern eines Office-Dokuments „Speichern unter“ -> „PDF“ aus.

Mehr als eine virtuelle Postkarte

Eine einfache Alternative hierzu ist De-Mail: Bequem und sicher. Denn die mit De-Mail versandten Daten sind automatisch durch die Transportverschlüsselung geschützt. Zur Sicherheit können Sie auch hier zusätzlich auf das PDF-Format zurückgreifen.

De-Mail an TEXT_SITE

Als beeidigte Urkundenübersetzerin bin ich mit folgendem De-Mail-Konto registriert: birgit.bruder@t-online.de-mail.de. Meine Kontaktdaten finden Sie auch in dem Verzeichnis, das innerhalb der De-Mail-Umgebung angeboten wird.

Noch mehr Sicherheit

Für noch mehr Sicherheit können Sie die Ende-bis-Ende-Verschlüsselung aktivieren. Allerdings muss auch der Empfänger Ihrer Mail ebenfalls die erhöhte Sicherheitsstufe eingestellt haben. Mein De-Mail-Konto ist bereits für die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung vorbereitet.

Betreffzeile bleibt unverschlüsselt

Die Betreffzeile Ihrer Mail wird nicht mitverschlüsselt. Somit kann sie von Fremden mitgelesen werden. Deshalb sollten Sie dort keine vertraulichen Daten eingeben.

Ihr eigenes De-Mail-Postfach

Sie haben noch keine De-Mail Adresse? Diese können Sie einfach bei den De-Mail-Diensteanbietern (1&1, Telekom, gmx, web.de, Mentana-Claimsoft) registrieren. Sobald Sie das Ident-Verfahren erfolgreich durchlaufen haben, wird es für Sie freigeschaltet. Je nach Anbieter sogar kostenfrei.

Weitere Informationen zu De-Mail finden Sie auf der De-Mail-Infoseite www.de-mail.info

Die sichere Übermittlung von vertraulichen Daten und Dateien wird immer wichtiger. Deshalb finden Sie weitere Informationen auf der Infoseite zur Datensicherheit.

De-Mail Logo: Nutzungsrechte mit freundlicher Genehmigung des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat